ترجمة : بومرداسي كنزة .. فريق عمل مترجم
إنشاء و إدارة أي مؤسسة هو وضع و تسيير نظام يتضمن مخاطر. بالطبع هذا مجهد و مؤثر على الأعصاب .
سأقترح عليكم وسيلة لإدارة مخاطر مؤسستكم (سوءا كانت هذه المؤسسة قيد الإنشاء، أو بدأت تعمل و هي في حالة مستقّرة).
من الجيّد أن ” ننشأ مؤسسة ” لكن من الأفضل أن نصمم مؤسسة دون مخاطر . بما يتعلق الأمر؟ يتعلق الأمر بإنشاء مؤسسة مخاطرها محدودة (المخاطر على الزبائن، المخاطر على الموظفين، المخاطر على المخزون، المخاطر على رقم الأعمال ، و المخاطر على المؤونات) .
بعبارة أخرى ” مؤسسة آمنة بما فيه الكفاية ” تجنبنا الضغط و التوتر كل مرة من أجل زبون، مورد ، أو حتى مشكلة خاصة.
عندما نفكر في بعض الجوانب المتعلقة بمؤسستنا حتماً سنتوتر، لأن بعض العناصر ليست آمنة.
إليكم بعض الأمثلة التي قد تصادفكم في مؤسستكم :
• معاملاتكم (المعاملات التجارية) تعتمد على أقل من 10 عملاء، من الممكن أن تشعروا بأنكم تحت الضغط ؛ بالفعل ، لأنكم إذا تخيلتم لثانية واحدة أن أحد العملاء يريد أن يصبح منافسكم، هذا يفقدكم رياضياً 10 % من رقم الأعمال السنوي.
• جميع المكالمات الواردة من الزبائن يتولاها شخص واحد ، تخيلوا للحظة لو غاب هذا الشخص ( بسبب مرض أو أخذ عطلة لمدة 3 أسابيع دفعة واحدة ). ما الذي سيتولى هذا العمل ؟
• المؤسسة التي تتولى التسويقِ الخاص بكم، تزيد أسعارها بين ليلة و ضحاها بنسبة 30%. ما الذي سيحدث ؟
• مؤسستكم مجرد متجر للتجارة الالكترونية ، فهي تعمل بشكل حصري و دائم على شبكة الإنترنت ؛ تخيلوا أن غداً خادم المعلوماتية يتعطل أو أي مشكلة مادية تؤدي إلى فقدان قاعدة البيانات. ماذا سيحدث؟
فكروا في بعض الجوانب الخاصة بمؤسستكم و اسألوا أنفسكم ما هي المجالات التي قد يكون فيها الخطر الذي يستطيع أن يؤثر عليكم بشدّة و يزعجكم ؟ حتما ستشعرون بالإجهاد !
الحل الذي وجدته يكمن في كلمة واحدة (Backup) يعني بالفرنسية ( Sauvegarder )و بالعربية : حماية و حفظ البيانات.
لإدارة المخاطر، و من أجل مؤسسة آمنة فكروا في حفظ البيانات و المعلومات.
إن حفظ البيانات أو ما يسمى بالنسخ الإحتياطي الداعم لا يقتصر على الدعم المعلوماتي ؛ فكل ما يستخدم و يساهم في إنتاج المنتجات و الخدمات يمكن استبداله بشيء آخر.
في الواقع الخطة تشتمل على الإحتفاظ بعنصر (نستطيع اللّجوء إليه في وقت الحاجة) قادر على استبدال شيء أو شخص قد يؤدي إلى إفشال عملكم في المؤسسة. الآن أو في وقت لاحق.
■ المخاطر على الزبائن و رقم أعمال المؤسسة : لا تعتمدوا على عدد قليل من الزبائن ، اربحوا الوقت في كسب زبائن جدد مع افتراض أن أي زبون قادر أن يصبح منافسكم ؛ فإستقلالية المؤسسة بل استمرار عملها سيكون على المحك (معرض للخطر) .
■ المخاطر على موردي المؤسسة : قبل الشروع في العمل مع أي شخص من المؤكد أنكم طلبتم عدة كشوفات ( بيانات تفصيلية للأسعار) ، تحدثتم مع عدة أشخاص ، راجعتم عدة كتيبات (Brochures ) تتضمن معلومات .
احتفظوا بهذه المعلومات في ملف معين، ففي حالة عجز ، يمكنكم تجنب إجراء نفس الخطوات مرة ثانية و بهذا يمكنكم الإستجابة بسرعة اكبر.
■ المخاطر على موظفي المؤسسة (العملاء) : خططوا لإجراء الغيابات في حالة أخذ العطل أو الحالات المرضية ، و هذا لكي لا تصبح مؤسستكم بين ليلة و ضحاها في حالة فوضى كاملة.
■المخاطر المتعلقة بتكوين الفريق : لا يمكننا معرفة ما الذي سيحدث مع الفريق ؟ يجوز لأي شخص الإستقالة بين عشية و ضحاها!
إذا حدث هذا ؟ ركزوا اهتمامكم على ” توظيف شخص جديد “.
من المؤكد أنكم في فترة التوظيف تحصلتم على الكثير من بيانات السّير الذاتية (CV) ، احتفظوا بهذه المعلومات بنفس الطريقة التي احتفظتم بها بمعلومات الموردين. ففي حالة حدوث أي طارئ أو ضرورة ملحة يمكنكم ربح و توفير الوقت في البحث.
■ المخاطر على الأجهزة و العناصر التقنية : إلى حد أقصى يجب أن تتأكدوا من المعدات(الأجهزة) بأنها قابلة للإستبدال في حالة تعطلها أو عدم صلاحيتها. قد تتعطل الطابعة في وقت غير مناسب أو تكون خرطوشة الحبر (أنبوب تعبئة الطابعة) فارغة قد تتعطل شبكة الإنترنت لعدة ساعات . ماذا سيحل بالمؤسسة في هذه الحالات ؟
يوجد حلول لحفظ البيانات (النسخ الاحتياطي الداعم) لكل حجم من أحجام المؤسسة.
لإنشاء المؤسسة التي يمكنكم الاعتماد عليها دون إجهاد، لا تترددوا في القيام باجتماع يسمح لكم بالنقاش، التشاور و تبادل الأفكار فيما يتعلق بجميع الأخطاء و المشاكل التي قد تحدث.
الإجتماع حول أخطار المؤسسة قد انتهى ! ماذا نفعل ؟
بمجرد الإنتهاء من العملية سوف يزول القلق و التوتر لأن المعلومات في متناولكم و هي تامة و شاملة. لم يبقى عليكم سوى التنبؤ (القيام بالتوقعات مسبقاً من خلال المعلومات) و التصرف لحماية و تأمين النظام الخاص بمؤسستكم.
فيما يتعلق بالأخطار القائمة في المؤسسة ، كل أسبوع ابحثوا و اتخذوا الإجراءات اللازمة لتأمين كل مخاطر المؤسسة التي قد تواجه أي مشكل أو خلل.
كونوا منتظمين و إلاّ خطواتكم الأوّليّة سوف لن تفيد بشيء و كل ما قمتم به من إجراءات لا جدوى منه !
فيما يتعلق بالمخاطر الجديدة، استخدم المنهجية أو الطريقة المذكورة أعلاه (حفظ البيانات و الملفات) في وقت مبكر جداً . و هكذا فحفظ المعلومات يسهل عليكم الإستجابة بسرعة في حالة الفشل أو العجز و التخطيط للإجراءات التي لها علاقة بسابقتها إذا لزم الأمر .
ما رأيكم ؟ هل حصلت لكم مشاكل سابقا ً ؟.
تدقيق : هنادي العنيس فريق عمل مترجم
نقاش
Powered by Facebook Comments
