أسرارالإنتاجيّة والإستمرار فى التّركيز أثناء الأعمال الكبيرة

07 نوفمبر 2012

by Amro

ترجمة: Amr Bahy Galal Striker
- لو أنّك من ذوى الوظائف أو المناصب الكبيرة, فأنت بالتّأكيد تؤدّى مهمّات عديدة. هذه الميزة يمكن أن تكون مفيدة, لكنها أيضاً قد تكون عائقاً, مثلاً عندما تحاول أن تُنهى أطروحة معيّنة, رسالة, تقرير فورى أو مشروع طويل الأجل. كل نوع من هذه المهمّات يتطلّب قدر كبير من صفاء الذّهن والتّركيز واليقظة, ليس التّنقل من فكرة لأخرى.

- عندما يبدأ الشخص فى عمل مهمّة أو إنهاء أطروحة مثلاً, يجد نفسه مشتّتاً ببعض المهمّات الأخرى على لائحة أعماله عليه تنفيذها. وربما تكون أطروحته كبيرة وصعبة لدرجة أنّه يتركها ويبدأ فى تنفيذ هذه المهمّات الصغيرة التى يثق بأنّه يمكنه إنهائها سريعاً. بالإضافة إلى ذلك, هناك العديد من الأشياء الأخرى يجب الانتهاء منها, لذا يترك الشخص العمل الرّئيسى ويبدأ فى إعطاء الوقت للمهمّات الأخرى.

- كانت المشكلة الرّئيسية هى عندما يقوم أحدهم بتنظيم الوقت بحيث الإنتهاء من مهمّة والبدء مباشرةً فى المهمّة التّالية, تخرج الأمور عن السّيطرة وتسيطر أمور على أمور أخرى. لذلك كان من اللّازم إيجاد طريقة للتّركيز على المهمّة الرّئيسيّة, الأطروحة مثلاً, وعدم التّفكير فى الأمور الثّانوية التى يمكن تأجيلها ليوم آخر.

- لذا وجدت تامارا بويل, وهى دكتورة فى علم النفس, تقنيّتين لحل هذه المشكلة

1. تقنية بومودورو:
- تحكى تامارا أنها عندما أخبرت صديقة لها عن الصّعوبات التى تواجهها, أوصتها بتفقّد مواقع لكتابة الأطروحات والرسائل. وهنا تعلّمت قوّة تقنية بومودورو وأهميّتها فى التّركيز فى العمل والإنتهاء من الأعمال الصغيرة.

- وتقنية بومودورو هى طريقة لتنظيم الوقت تستخدم موقّت لكسر فترات العمل ليتخلّلها فترات من التّركيز والرّاحة. وتسمى فواصل العمل هذه بومودورو أو الطماطم باللّغة الإيطالية. ويتم فصل البومودورو بفترات من تشتيت الذّهن أو أحلام اليقظة أم تناول وجبات خفيفة أو شئ من هذا القبيل. تعمل هذه الطّريقة على سبيل المثال كالآتى:

a – اختر مهمّة لتعمل عليها فى خلال 25 دقيقة
b – اضبط جهاز ضبط الوقت
c – ابدأ فى العمل حتى يرن جهاز ضبط الوقت
d – خذ قسط من الرّاحة لمدّة خمس دقائق.
e – كرّر هذه الدّورة أربع مرّات ثم خذ استراحة لمدّة 15 دقيقة

- تقول تامارا ” ساعدنى هذا الأسلوب فى زيادة التّركيز وقلّة التشتيت أثناء كتابة الرّسالة. وقد وجدت أنّه من الأفضل زيادة فترات البومودورو مع التّعديل فى فترات الرّاحة إذا لزم الأمر. لتنظيم وقتى وتسجيل التّقدم الذى أحرزته, قمت بتحميل تطبيق بومودورو على الهاتف ويتوفّر على موقعهم أيضاً بعض التّطبيقات التى تساعد على تنظيم العمل وإحراز التّقدم فيه.”

2. طريقة إنجاز الأمور
- وجدت تامارا طريقة أخرى لتنظيم الوقت والتّعامل مع ما يشتّت الإنتباه وهى طريقة GTD, وهى طريقة لتنظيم الوقت مصمّمة لتنظيم وترتيب مهمّاتك من حيث الأولويّات والتّحكّكم فى تفاصيل حياتك دون أن تجعل جدولك جامد أو صعب.

- تهتم هذه الطّريقة بتكوين الآراء عن المهمّات التى تريد تحقيقها. فسواء كنت تريد شراء كتاب أو عمل تقريرأو موعد لمقابلة, فالمهمّة الأساسيّة هى تعلّم كيفيّة ترتيب الأمور والتّحكّم فيها.

- هاهو المخطّط الأساسى لكيفيّة عمل هذه الطّريقة:

a- إجمع وصنّف كل مهمّاتك: نظّم كل ملاحظاتك فى مكان معيّن. تخلّص من كل الملاحظات العشوائيّة وقم بدمج جميع الأفكار والملاحظات الخاصّة بك فى مكان واحد. التّطبيق الموصى به : Evernote

b- نفّذ مهمّاتك بدقّة وإتقان: فبعد ترتيب أفكارك ومهمّاتك, ابدأ فى تنفيذها. على سبيل المثال, أى مهمّة تستغرق أقل من دقيقتين يجب التعامل معها فوراً. أمّا اذا طالت عن ذلك, فقم بادراجها فى تصنيف آخر. يمكنك عمل بعض التّصنيفات من حيث الموضوع أو الفترة الزّمنيّة للإنهاء, وهكذا. التطبيق الموصى به: Reminder

c- قم بتجزئة المهمّة الى خطوات للتّنفيذ: بالنسبة لمهمّة متعدّدة الأوجه مثل تحضير رسالة, ستحتاج الى تجزئتها لأكثر من جزء. قم بترتيب هذه الأجزاء وتصنيفها بطريقة معيّنة لتسهيل تنفيذها فيما بعد. التطبيق الموصى به: Things

- هذه الخطوات سوف تساعدك على التّحكّم فى المهمّات والإلتزامات الخاصّة بك. ولكن يجب التّأكد من الأولويّات التى قمت بالتّرتيب على أساسها قبل أن تبدأ فى التّنفيذ.

- لهذا السّبب, تستلزم هذه الطّريقة مراجعة أسبوعيّة على المهمّات والأولويّات بقدر من التّركيز والنّظر الى ما تمّ تحقيقه وإلى مايُراد تنفيذه بعد ذلك. وهاهى ذى بعض الإقتراحات من أجل المراجعة الأسبوعيّة:

a – اجمع كل أوراقك الغير مُحكمة: قم بتجميع كل ملاحظاتك التى تراكمت على مدار الأسبوع فى مكان واحد

b – عالج الملاحظات: اقرأ من خلال ملاحظاتك وابحث عن بنود العمل. أضف هذه البنود إلى القائمة المناسبة

c – راجع التّقويم الخاص بالأسبوع الماضى: تأكّد من تنفيذ كل المهام فى المواعيد الخاصّة بها

d – قم بعمل جدول زمنى من أجل الأسبوع القادم: قم بأخذ ملاحظات على المواعيد والأشياء المهمّة من أجل تحديد الأولويّات والمهمّات المرتبطة بها.

e – راجع قائمة الأعمال: انظر فى القوائم المختلفة وانظر أيها أنسب للتّنفيذ

————————————————————–

ترجمة: عمرو باهى – فريق عمل مترجم

المصدر: http://www.thedailymuse.com/career/the-secrets-to-staying-productive-when-you-have-a-big-project/